6 stratégies pour augmenter sa productivité

Dans le contexte du monde du travail d’aujourd’hui il faut savoir être plus efficace et mieux gérer son temps afin d’augmenter sa productivité.

Parfois, il s’agit seulement d’avoir quelques petits trucs pour augmenter sa productivité. Je vous présente ici plusieurs de ceux que j’utilise … ou que j’ai appris (J’ai encore du mal avec un 🙂 )

1. Travaillez à 2 écrans (voir 3!)

Une étude réalisée par des Janet Colvin, Nancy Tobler et James A. Anderson de l’Université de l’Utah a démontrée qu’une personne travaillant avec deux écrans augmente sa productivité de 42% et plus !

Évidemment, il s’agit d’une moyenne et ce gain de productivité n’est pas nécessairement obtenu par tout le monde. Le type de tâches que nous devons effectuer devant notre ordinateur a une influence. Toutefois, à partir du moment où vous travaillez dans plus d’un logiciel à la fois, le fait de mettre une fenêtre par écran, vous évite de devoir réduire une fenêtre pour faire apparaitre la suivante, vous économisez ainsi du temps. Ce gain de temps est d’autant plus important si, ce que vous consultez sur un écran, sert à valider ce le travail que vous faites dans le deuxième puisque vous voyez les deux simultanément. Attention toutefois que ce que vous affichiez sur chacun de vos écrans est vraiment pour la tâche que vous êtes en train de faire afin de ne pas ajouter de la distraction! Il ne faut plus voir l’achat d’un 2e écran comme une dépense, mais bien comme un investissement!

2. Utilisez des outils efficaces de gestion de projet, de tâches, etc…

J’ai récemment découvert odoo, une application ERP tout à fait géniale. Il s’agit d’un outil complet, modulable, disponible en plusieurs langues, tout à fait intuitif qui permet de :

Développer sa présence en ligne: Site web, e-commerce, blogue, forum
Augmenter ses ventes : gestion de relation client (CRM), point de vente, gestion commerciale
Simplifier ses opérations: projets, inventaire, achat, production
Gérer ses ressources humaines: gestion d'employés, recrutement, notes de frais, évaluation, gestion de flotte
Lancer son marketing: courriels marketing, événements, sondages, optimineurs adwords, chat en direct
Optimiser ses finances: Facturation, comptabilité
Améliorer sa productivité: Chat, gestion des notes et tâches

Bref, Odoo (anciennent OpenERP) est un logiciel puissant qui vous simplifie la vie dans tous les aspects de votre entreprise. C’est un logiciel libre (openSource) que vous pouvez, par définition, télécharger gratuitement, ou en version en ligne (cloud) payante. Si vous choisissez la version payante, sachez que vous payer en fait pour l’hébergement sur leurs serveurs, rien de plus. Vous pouvez l’utiliser gratuitement en le téléchargeant et l’installant sur votre ordinateur, ou encore mieux, sur votre propre serveur (afin de bénéficier d’une connexion en ligne).

Vous pouvez également utiliser Trello qui est un logiciel en ligne permettant un l’organisation très visuelle (type Kanban).

3. Supprimez les distractions et interruptions, SOYEZ FOCUS!

Lorsque nous sommes interrompus pendant que nous effectuons une tâche, le temps nécessaire pour se concentrer à nouveau dans la tâche est, selon la personne, de 4 à 7 minutes!

En connaissant cette statistique, vous comprendrez rapidement que nous augmentons grandement notre productivité en fermant les réseaux sociaux, courriels, sonneries de téléphone, pendant que nous effectuons nos tâches.

Vous pouvez également utiliser la méthode Pomodoro afin de supprimer les interruptions. La technique consiste à alterner des cycles de travail et de pauses selon un calendrier précis.

1. décider de la tâche à effectuer ;

2. régler le pomodoro (minuteur) sur 25 minutes ;

3. travailler sur la tâche jusqu’à ce que le minuteur sonne et la noter comme faite ;

4. prendre une courte pause (5 minutes) ;

5. tous les quatre pomodori prendre une pause un peu plus longue (15-20 minutes).

Le multitâche, c’est un mythe! La très grande majorité des gens on l’impression d’être plus productifs en faisant plus de chose à la fois. Mauvaise nouvelle, c’est une illusion, une impression seulement. Lorsqu’on est « focus » sur une tâche, on l’accomplit beaucoup plus efficacement et rapidement.

Vous souhaitez en savoir plus? Dr Julio Martinez-Trujillo de l’Université McGill, expert en neurophysiologie cognitive a publié, avec Pierre Jolicieur et Christine Lefebvre, l’ouvrage (en anglais) Mechanisms of Sensory Working Memory: Attention and Performance

4. Sachez prioriser

Est-ce urgent? Est-ce important?

Utiliser la matrice d’Eisenhower afin de classer les tâches que vous avez à faire en fonction de leur urgence et de leur importance. Les tâches importantes sont les tâches qui ont un impact sur vos objectifs. Les tâches urgentes, quant à elles, sont liées à la notion du temps, elles ont une date d’échéance généralement courte (en fonction du temps nécessaire pour faire celles-ci), sans quoi, elles ne pourront plus êtres réalisées. La matrice comprend donc quatre zones :

Importantes et urgentes: tâches à exécuter immédiatement et soi-même
Urgentes, mais peu importantes:, tâches à déléguer
Importantes, mais peu urgentes: tâches à planifier et exécuter soi-même
Peu urgentes et peu importantes, tâches inutiles à abandonner

5. Utilisez vos temps morts

Le transport, l’urgence de l’hôpital, la file d’attente à la banque, tout ce temps « perdu » peut être utilisé pour effectuer de petites tâches courtes.

Par exemple: Profitez de ces temps d’attente pour répondre à des courriels, réfléchir sur un projet (et prendre des notes), planifier votre journée, etc

6. Soyez Créatif! Utilisez la carte mental (mind mapping)

Aussi appelée carte heuristique, la carte mentale est un outil permettant d’utiliser les deux côté de notre cerveau. Le côté gauche, plus rationnel et le côté droit, plus créatif. C’est une excellente façon de représenter ses idées et concepts de manière graphique. La carte mentale peut être utilisée à plusieurs niveaux. Personnellement, je l’utilise pour clarifier et développer mes idées, pour planifier mes projets. J’ai une amie, Cynthia, qui l’utilise comme planificateur hebdomadaire. On peut faire des cartes mentales à la main ou à l’aide de logiciels et applications. Ces dernières sont très utiles afin de réorganiser rapidement puisque les liens déjà créés suivent lorsque nous transférons un élément dans une autre « branche ». J’ai utilisé deux outils, soit Mindomo et xMind. J’ai initialement utilisé Mindomo puisque j’appréciais son application Chrome et Android qui me permettait de synchroniser mes cartes. Toutefois, la version gratuite est limitée à 3 cartes. J’ai par la suite découvert xMind, qui ne possède pas d’application Android mais qui est beaucoup plus puissant, à mon avis, que Mindomo. Il permet entre autres, de générer automatiquement une table des matières ou un fichier structuré automatiquement au fur et à mesure de la création de la carte, fonction très appréciée!